[Portal2_news] Portal2 - Bericht Juli 2015

Nicole Steidl nicole.steidl at uni-mannheim.de
Fr Jul 18 09:32:01 CEST 2014


Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen,

die Einführung von EXA-Veranstaltungsmanagement ist vollzogen. Im Juni wurde die
neue HISinOne Version 5.1 eingespielt und anschließend am 16. Juni das
Vorlesungsverzeichnis veröffentlicht. Mit der neuen Version wurden vorhandene
Bugs behoben und einige erweiterte Funktionalitäten zur Verfügung gestellt. Mit
unserem heutigen Rundbrief möchten wir Sie über die wichtigsten Neuerungen im
Bereich EXA-Veranstaltungsmanagement inklusive Raumverwaltung und über den
aktuellen Projektstand informieren.

Veranstaltungsplanung und Prüfungsmanagement (EXA)

Vorlesungsverzeichnis

* Das VVZ wurde veröffentlicht. Leider lief dabei nicht alles so reibungslos wie
wir es uns gewünscht haben. Die teilweise auftretenden Performanceprobleme sind
rückläufig. Dennoch arbeiten wir in Rücksprache mit der HIS weiter an einer
Behebung des Problems.

Veranstaltungsbelegung

* Bei den meisten Veranstaltungen sind nun Zeiträume für die
Veranstaltungsbelegung sowie -bearbeitung und -verteilung zugeordnet. Die
Studierenden finden die entsprechenden Anmeldezeiträume auf ihrer Startseite.
* Sukzessive werden von uns die Prüfungsordnungen auf potenzielle Probleme bei
der Anmeldung durchsucht und in Rücksprache mit den Verantwortlichen behoben, so
dass die Anmeldung für die Studierenden weitgehend reibungslos abläuft.

Veranstaltungen für Incomings

* Die passenden Veranstaltungen wurden der Incomings-Prüfungsordnung zugeordnet.
Die Informationen befinden sich im Vorlesungsverzeichnis und zusätzlich auch im
Course Catalog des Akademischen Auslandsamtes.

Rollenspezifische Informationen 

* Für die Rollen "Lehrperson", "Department-Admin" und "Prüfungsordnungsabbilder"
werden auf der Startseite rollen- bzw. arbeitsbereichsspezifische Informationen
wie zum Beispiel zur Fehlerbehebung sowie zu neuen und/oder geänderten
Funktionen angezeigt.
* Für die Rolle "Student" werden ebenfalls spezifische Informationen wie
Anmeldezeiträume für Veranstaltungen oder Hinweise zur Bedienung einzelner
Funktion angezeigt.

Veranstaltungsbearbeitung

* In diesem Bereich gab es einige kleine Änderungen wie bspw. die Auswahl der
Einrichtung bei der zuzuordnenden Lehrperson oder weitere Eingabemöglichkeiten
für die Anzahl der Gasthörer und Informationen für Incomings.
* Auch die Anzeige der Veranstaltungsdetailseite wurde weiter verbessert, so
dass ein Ausdruck über die Browserdruckfunktion prinzipiell möglich ist, wir
arbeiten weiter an der Möglichkeit zur Erstellung eines "Datenkontrollblatts".

Allgemeines zu Fehlern

* Sobald uns ein Fehler bzw. Problem im System gemeldet wird, gehen wir dem
nach. Wir versuchen den Fehler zu reproduzieren und überprüfen, ob es an unserer
Konfiguration liegt oder ein generelles Problem der Software zugrunde liegt. Bei
Softwarefehler, wird dieser umgehend an den Hersteller gemeldet, um eine Lösung
zu erhalten. Sobald eine Lösung des Herstellers vorliegt, beheben wir den
Fehler. In Zukunft werden wir uns bekannte Fehler oder Probleme in den o.g.
Informationstexten auf den jeweiligen Startseiten melden.

Weitere Dokumentationen und FAQs finden Sie auch unter
http://portal2.uni-mannheim.de/doku

Ilias-Anbindung

Die Anbindung der Lernplattform ILIAS an das neue Portal² wird rechtzeitig zum
Semesterbeginn des HWS, aber spätestens zum 31.7. freigeschaltet werden. Auf der
Portal²-Seite wird es in den semesterabhängigen Veranstaltungsdetails einen
Schalter zum Ein- bzw. Ausschalten der ILIAS-Funktionalität geben. Alle weiteren
Anpassungen wie z.B. Passwortschutz der Gruppeninhalte etc. können dann auf
ILIAS-Seite vorgenommen werden. Wir werden Sie auf der Portal²-Startseite
informieren sobald die ILIAS Anbindung zur Verfügung steht.

Raumverwaltung

Im Bereich der Raumverwaltung stehen Ihnen nun folgende Neuerungen und
Fehlerbehebungen zur Verfügung:

Meine verwalteten Räume

* Als Raumverwalter können sie unter
"Räume und Gebäude" > "Raumanfragemanagement" > "Meine verwalteten Räume"
eine Liste der Räume einsehen, die Ihnen direkt zugeordnet sind.

Veranstaltungsräume

* Bei der Suche nach einem geeigneten Veranstaltungsraum, werden nur Räume
angezeigt, die auch als Veranstaltungsraum gekennzeichnet sind. Flure und
Toiletten tauchen nicht mehr auf.

Räume direkt buchen

* Bei dem Termin einer Veranstaltung können Sie über den Stift, die Räume, für
die Sie Raumverwalter sind, direkt einbuchen. Sie brauchen hier nicht mehr über
das Türsymbol einen Raum zu suchen.

Medienausstattung

* In Zusammenarbeit mit der Hörsaaltechnik haben wir die Medienausstattung zu
allen Veranstaltungsräumen ins Portal2 übertragen. Sie können nun z.B. nach
Räumen mit 2 Beamern, einem DVD-Player, einem Großbildmonitor,... im Portal2
suchen.

E-Mail-Bestätigung

* Bei Annahme und Ablehnung einer Raumanfrage, bekommt die/der Anfragende eine
Bestätigungsmail an ihren/seinen Rechenzentrums Account.


Ihr Ansprechpartner für EXA-Veranstaltungen: Timo Frank, 0621 181 3920,
timo.frank at rz.uni-mannheim.de
Ihre Ansprechpartnerin für EXA-Prüfungen: Isabella Nadler, 0621 181 1178,
nadler at verwaltung.uni-mannheim.de

 

Bewerbung und Zulassung (APP)

In den nächsten Wochen werden wir ein System für den Produktbereich APP
aufsetzen, so dass wir im Januar 2015 einen Simulationsbetrieb anhand eines
Beispielstudiengangs durchführen können. Hierbei werden alle Verfahren der
jetzigen Bewerbungs- und Zulassungsprozesse überprüft. Abhängig von den
Ergebnissen des Simulationsprozesses werden das weitere Vorgehen und die
Einführung von APP festgelegt.

Ihr Ansprechpartner für APP: Christian Schur, 0621 181 3529,
schur at rz.uni-mannheim.de

 

Lenkungsausschuss

Am 17. Juni 2014 traf sich der Lenkungsausschuss "Einführung HISinOne
Campusmanagement" zum dritten Mal. Das zentrale Thema war der Prozess über die
Abstimmung einzelner Funktionalitäten. Es wurde ein mehrstufiger Change Prozess
verabschiedet, der sich aus Antragsteller, Changemanager, Projektleiter, einer
fachlich-technischen Koordination (FTK) und dem Lenkungsausschuss gestaltet:

Antragsteller/in

* Ausgewählte Nutzer/innen (Key User) aus den einzelnen Bereichen haben die
Möglichkeit Ihre Änderungsanfragen einzubringen.

Changemanager/in

* Koordiniert den Prozess und ist in erster Linie für die Entgegennahme und
Dokumentation der Änderungen verantwortlich.

Projektleitung

* Ist für die Erstellung der Umsetzungsalternativen zuständig und entscheidet
über Anfragen, die mittels Konfiguration oder Oberflächenänderungen gelöst
werden können.
Die Projektleitung ist für die Umsetzung der beschlossenen Änderungen
verantwortlich.

Fachlich-technische Koordination

* Trifft Entscheidungen über die technische Umsetzung oder über organisatorische
Änderungen, sofern diese keine Auswirkungen auf Dauer und Kosten des Projekts
haben.

Lenkungsausschuss

* Übernimmt Entscheidungen, die Auswirkungen auf gesamtuniversitäre Prozesse
haben und/oder einen finanziellen oder personellen Mehraufwand bedeuten.

Im Weiteren wurde über die Funktionalität der Rückmeldung an den
Selbstbedienungsterminals entschieden. Die Möglichkeit der Rückmeldung an den
Selbstbedienungsterminals wird beibehalten und eine hierfür notwendige
Schnittstelle  bei der HIS eG in Auftrag gegeben.

Eine ausführliche Beschreibung des Change Prozesses und weitere Informationen
über den Lenkungsausschuss sowie alle Beschlüsse finden Sie unter
http://www.uni-mannheim.de/rum/Portal/Lenkungsausschuss/.

Das nächste Treffen des Lenkungsausschuss ist für den 21. Oktober 2014 geplant.

 

Startsignal für eine neue HIS - von der GmbH zur Genossenschaft

Die Umwandlung der ehemaligen GmbH in eine eingetragene Genossenschaft ist
vollzogen. Damit wachsen sowohl der Einfluss auf die Produktstrategie als auch
die Aufgaben und die Verantwortung der Hochschulen für ein zeitgemäßes Produkt,
wie z.B. HISinOne. Das Genossenschaftsmodell hat sich gerade bei der
IT-Versorgung im öffentlichen Bereich bewährt und bietet sich für eine
Selbstversorgungseinrichtung an.

Die Universität war eine der ersten Hochschulen, die den Beitritt zur
Genossenschaft erklärt hat und war in den Umwandlungsprozess aktiv durch Herrn
Dr. Peter Leinen eingebunden.

Geleitet wird die HIS e.G. von einem zweiköpfigen nebenamtlichen Vorstand.
Diesem stehen nach den aktuellen Statuten mindestens die beiden Beraterkreise
"Strategie" und "Entwicklung und Technik" zur Seite. In diesen Gremien sind die
Universität und das Land Baden-Württemberg sehr gut vertreten. Aus den Reihen
der Genossenschaftseinrichtungen wurde ein Aufsichtsrat gewählt.

Mit der Umwandlung hat die HIS e.G. wieder eine Geschäftsgrundlage und kann sich
auf das Kerngeschäft konzentrieren. Jetzt wird es darauf ankommen, für die
vorhandenen Produkte eine Strategie zu entwickeln und diese professionell
umzusetzen.

Mehr zum Thema unter

http://www.his.de/unternehmen/genossenschaft

 

Sie haben Fragen oder Anmerkungen? Bitte zögern Sie nicht uns anzurufen oder
eine E-Mail zu schreiben.

Mit herzlichen Grüßen 

Ihr Portal-Team

 

Projekt Homepage

Informationen über den aktuellen Projektstand, über das Team und den
Lenkungsausschuss sowie Dokumentationen.
http://portal2.uni-mannheim.de/info

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Nicole Steidl

Universität Mannheim - Rechenzentrum - Portal-Team
L 15, 1-6 - 68131 Mannheim
Tel.: +49 621 181 3377
Web: http://www.uni-mannheim.de/rum
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